Privacy Policy

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED Y CÓMO USTED PUEDE CONSEGUIR ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR, LEA ESTE AVISO ATENTAMENTE

La lnformación Médica Protegida (Protected Health Information "PHI") es información, incluyendo información demográfica, que puede identificarlo a usted y que se refiere a los cuidados de salud que se le han brindado, el pago de servicios médicos que se le han brindado, a su estado de salud física o mental, en el pasado, presente o futuro. Este Aviso de Prácticas de Privacidad describe cómo nosotros en Welborn Health Plans ("WHP") podemos usar y divulgar su PHI. También describe sus derechos de acceso y control de
su PHI.

Como plan de salud, estamos obligados, en cumplimiento de la ley Federal, a mantener la privacidad de su PHI y proporcionarle a usted este aviso sobre nuestras prácticas legales y de privacidad.

Estamos obligados a cumplir los términos de este Aviso de Prácticas de Privacidad, pero nos reservamos el derecho de modificar este Aviso en cualquier momento. Cualqluier cambio en los términos de este Aviso se harán efectivos para todas las PHI que tengamos en ese momento. Si se realiza alguna modificación a este Aviso, se le entregará una copia del Aviso modificado a todos los individuos cubiertos por el plan en ese momento.

CÓMO PODEMOS USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MEDICA PROTEGIDA

Nosotros usamos y divulgamos información médica por muchas razones diferentes. Para algunos de estos usos y divulgaciones, necesitamos su consentimiento previo o autorización específica. A continuación describimos las diferentes categorías de nuestros usos y divulgaciones y le proporcionamos algunos ejemplos sobre cada categoría.

Usos y Divulgaciones Referentes al Tratamiento, Pago u Operaciones De Cuidado De Salud Que No Requieren Su Consentimiento Previo

La ley Federal permite que un plan de salud use y divulgue PHI con el propósito de realizar tratamientos, pagos y operaciones de cuidado de salud sin su consentimiento o autorización. A continuación citamos ejemplos de estos usos y divulgaciones que se nos permite realizar como plan de salud.

Tratamiento El tratamiento se refiere a la provisión y coordinación del cuidado de salud por un médico, hospital, u otro proveedor de servicios de salud. A pesar de que como plan de salud WPH no provee tratamientos, podemos proporcionar PHI a los que proveen servicios de salud para coordinar un tratamiento para usted.
Pagos El pago se refiere a las actividades que realiza un plan de salud al recaudar primas y pagar reclamos bajo el plan de salud que usted recibe. Utilizamos PHI para pagar los reclamos y divulgamos PHI a las compañías que pagan reclamos para WHP, como administradoras de servicios farmacéuticos o administradoras de planes de visión. Ejemplos de usos y divulgaciones bajo esta sección incluyen el envío de PHI a una compañía externa de evaluación médica para determinar la necesidad médica de un tratamiento, o la condición experimental de un tratamiento; compartir PHI con otros aseguradores para determinar la coordinación de beneficios; presentación y cancelación de reclamos de subrogación; y envío de PHI a una reaseguradora para obtener reembolsos de reclamos pagados por el plan.
Operaciones de Cuidado de Salud Las Operaciones de Cuidado de Salud se refieren a las funciones administrativas y comerciales
básicas que son necesarias para hacer funcionar un plan de Salud. Ejemplos de estos usos y divulgaciones en esta sección incluyen
la realización de estudios de evaluación de calidad para evaluar el desempeño del plan o el desempeño de un proveedor o vendedor,
el uso de PHI para proporcionar servicios de control de enfermedades y casos; el uso de PHI para determinar el PHI acto en el costo
de cambios en los beneficios provistos; la divulgación de PHI a aseguradoras con el propósito de calcular las tasas de las primas
para obtener reaseguros; la divulgación de PHI para solucionar quejas sobre los servicios recibidos por usted; la divulgación de PHI a
reaseguradoras para obtener reembolsos para el plan; la divulgación de PHI a consultores del plan que proporcionan servicios
legales, actuariales y de auditoría para el plan; y uso de PHI en análisis generales de datos que se usan en la administración y
planeamiento a largo plazo de WHP.
Los ejemplos mencionados arriba no incluyen todas las situaciones en las que, según lo permiten las leyes federales y estatales, WHP
puede usar y divulgar PHI para el tratamiento, pago y operaciones.

Otros Usos y Divulgaciones Permitidos Sin Su Consentimiento

La ley Federal también permite que un Plan de Salud use y divulgue PHI sin su consentimiento o o autorización en las siguientes
maneras.
Supervisión de Salud. Podemos divulgar PHI a una agencia de supervisión de salud u otro agente regulador para fines autorizados por la ley como auditorías, investigaciones, e inspecciones.
Procedimientos Legales. Podemos divulgar PHI en el curso de cualquier procedimiento Judicial o administrativo en respuesta a (i)una orden de la corte o tribunal administrativo (hasta el punto en que tal divulgación esté expresamente autorizada) y (ii) en respuesta a una citación, un pedido de desencubrimiento, u otro proceso legal (excluyendo los registros de salud mental que, en Indiana, solamente pueden ser revelados bajo una orden de la corte), pero solamente en caso que se haya tratado de comunicarle a usted sobre el pedido, y se haya tratado de obtener una orden de corte que proteja la información requerida.
Acción Militar y Seguridad Nacional. Podemos usar o divulgar PHI de individuos que son personal de las Fuerzas Armadas para actividades consideradas necesarias por las autoridades pertinentes del comando militar y para la elegibilidad de beneficios para los Veteranos. Podemos divulgar información médica sobre usted a agentes federales autorizados, para que ellos puedan proveer protección al Presidente, otras personas autorizadas, o a jefes de estado extranjeros o para llevar a cabo investigaciones especiales.
Indemnizaciones laborales. Podemos divulgar PHI sobre usted para programas que brindan compensaciones por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
Cuando lo Requiere la Ley. Podemos divulgar su PHI en todos lo modos en que lo requiera la ley, siempre que la divulgación y uso estén regidos por y limitados a los requerimientos relevantes de dicha ley.
Para el Plan Patrocinador o compania de Seguros. Nosotros podemos proporcionar información sobre su PHI (Informacion Personal de su Salud) al el Plan Patrocinador o Compania de seguros para conducir funciones administrativas solamente si el Plan Patrocinador haya adoptado ciertas normas de seguridad para prevenir el uso de su PHI en desiciones relacionadas con su trabajo o en coneccion con cualquier otro Beneficio del Plan.

Los ejemplos de las divulgaciones permitidas que se mencionan más arriba no pretenden ser una lista exhaustiva de todas las formas
en que PHI puede ser divulgada. Los ejemplos brindados describen en general los tipos de uso y divulgaciones que pueden hacerse.

Todos los otros usos y divulgaciones requieren su autorización previa y por escrito.

En cualquier otra situación no descripta arriba, le pediremos su autorización por escrito antes de usar o divulgar cualquier parte de su PHI. Si usted decide firmar una autorización para divulgar su PHI, puede luego revocarla por escrito para frenar cualquier uso y divulgación futuras (hasta el punto en que no nosotros hayamos realizado acción alguna en base a su autorización)

En WHP, nos comprometemos seriamente a mantener la confidencialidad de su información personal y sensitiva. Usted y su familia pueden estar seguros de que nosotros reunimos y mantenemos la información necesaria para administrar su plan de beneficios de un modo que protege su privacidad. Es por eso que PHIlementamos políticas y procesos para proteger la seguridad y confidencialidad de su información personal.

COMO PROTEGEMOS LA INFORMACION CONFIDENCIAL

WHP está obligado por ley a mantener en estado confidencial la información personal de sus miembros. A continuación presentamos una lista de las cosas que hacemos para asegurar la protección de su información personal:

Siempre que sea posible, proporcionamos información que no identifique a ningun individuo. Si necesitamos compartir información identificable individualmente, tenemos politicas que protegen la confidencialidad.
Requerimos un acuerdo escrito de las compañías y organizaciones que reciben información confidencial de nuestra parte. En él se comprometen a usar cualquier infomación identificable individualmente sólo para administrar los beneficios de su plan en cumplimiento con las leyes aplicables.
A veces requerimos la autorización escrita de un miembro antes de divulgar información confidencial. Por ejemplo, un pedido por parte de una organización de investigaciones, o por el abogado de un miembro, necesita de la autorización firmada por el miembro. Los pedidos de información confidencial de un menor o de un adulto sin uso de razón, o PHIosibilitado de dar un consentimiento con total conocimiento de causa, requiere la autorización de un padre, o guardián, o representante de servicios de salud del miembro en cuestión.
Educamos a nuestra organización en cuanto a cómo proteger la confidencialidad y seguridad de su información personal. Nuestros empleados no pueden divulgar información a otros empleados, excepto cuando se necesita para llevar a cabo operaciones de WHP.
El acceso a nuestro establecimiento está limitado al personal autorizado.
Tenemos políticas y procedimientos para acceder, codificar y almacenar registros confidenciales.

SUS DERECHOS EN CUANTO A SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA.

Usted tiene derecho a pedir restricciones en cuanto a los usos y divulgaciones de su información personal con respecto al tratamiento, pago y operaciones de servicios de salud. WHP considerará su pedido, pero no estamos legalmente obligados a aceptarlo. Usted no puede limitar los usos y divulgaciones que estamos obligados a hacer por ley.
• Usted tiene derecho a pedir por escrito que le enviemos información a usted a una dirección alternativa si incluye una declaración en su pedido de que la divulgación de parte o toda la información a la que se refiere el pedido podría ponerle a usted en situación de peligro.
Usted tiene derecho a inspeccionar y copiar su PHI durante todo el tiempo que WHP mantenga la PHI. La ley federal no obstante le prohíbe a usted el acceso a los siguientes registros: notas de psicoterapia; información compilada con razonable anticipación a, o para uso en una acción o procedimiento civil, criminal, o administrativo; y PHI que esté sujeta a una ley que prohíba el acceso a esa información. Si su pedido de acceso a su información le es denegado, usted puede tener derecho a que se revea la decisión.
WHP verdaderamente se preocupa de que su información sea correcta y completa. Usted tiene derecho a pedir que su PHI se modifique durante todo el tiempo que el plan mantenga la PHI. El plan puede denegar su pedido de modificación si determina que la PHI no fue creada por el plan, que la información no se puede verificar, o que la PHI está correcta y completa. Si su pedido de modificación le es denegado, usted tiene el derecho de presentar una declaración de desacuerdo que será incluída en su PHI, y el plan tiene el derecho de incluir una respuesta a su declaración, de la que se le entregará una copia a usted.
Usted tiene derecho a obtener una declaración y listado de instancias en las que hemos divulgado su información personal después de la fecha oficial del 14 de Abril de 2003, en que este aviso se hace efectivo. Se le proporcionará una declaración dentro de los 60 días de recibido el pedido y no incluirá usos o divulgaciones que se nos permiten hacer para tratamiento, pago y operaciones del plan de salud.

CÓMO INFORMAMOS A NUESTROS MIEMBROS SOBRE NUESTRAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

WHP le proporcionará a todos sus miembros una copia de este Aviso de Prácticas de Privacidad. Los nuevos miembros recibirán este aviso con los materiales de su beneficio de plan.También puede ver este aviso en nuestro sitio de internet en www.welbornhealthplans.com o puede pedir una copia a nuestro departamento de Asuntos Legales, llamando a (812) 426-6600 o al (800) 521-0265, y eligiendo la opción #7. Para los que tienen problemas de audición, llamen a nuestro número TTY al (812) 426-9286.

QUEJAS

Si usted cree que podemos haber violado sus derechos de privacidad, o no está de acuerdo con una decisión que hayamos hecho con respecto al acceso a su información personal, puede presentar una queja llamando al Oficial de Privacidad al (812) 426-6600 o (800) 521-0265, y eligiendo la opción #7. Aquellas personas con problemas de audición, pueden llamar al TTY al (812) 426-9286. También puede llamar a WHP para pedir información sobre cómo presentar una queja a Secretary of the Department of Health and Human
Services (Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos). WHP no ejercerá represalia alguna contra usted, si usted radica una queja acerca de nuestras prácticas de privacidad.

ESTE AVISO SE HACE EFECTIVO A PARTIR DEL 14 DE ABRIL, 2003 rev. 10/10/06